Diensten pagina 1

Contact

Wat kan CongresLink voor u betekenen?

Hieronder vindt u enkele zaken die bij het organiseren van een congres aan de orde komen
en die CongresLink geheel of gedeeltelijk van u kan overnemen.

Duur? Nee, uiteindelijk betaalt het zichzelf terug door middel van het maken van de juiste keuzes,
scherpe onderhandelingen en het verwerven van sponsoring voor u.

BUDGET

Een van de eerste en belangrijkste taken bij het organiseren van een congres of symposium is het opstellen
van een budget.

- Opstellen van een realistisch budget

- Bewaken van budget

- Openen en beheren van congresbankrekening

PROGRAMMA EN SPREKERS

Vanzelfsprekend is het wetenschappelijk programma de kern van uw congres. Overbrengen van
wetenschappelijke informatie kan op verschillende manieren gebeuren. Welke vorm kiest u?

- Advies bij het maken van het wetenschappelijk programma

- Uitnodigen van sprekers en alle verdere contacten

- Regelen reis- en verblijf van sprekers

- Verzamelen van abstracts/proceedings sprekers

LOCATIE

De keuze van een goede locatie van uw meeting is niet onbelangrijk. Waar moet een goede locatie aan
voldoen en voldoet de locatie aan de specifieke eisen van uw meeting?

- Voorstel diverse locaties
- Advies omtrent locatiekeuze
- Onderhandelen met locatie van keuze
- Reserveren en afhandelen verdere contacten

REGISTRATIE

- Registratie van deelnemers
- Versturen bevestigingen naar deelnemers
- Deelnemersadministratie
- Printen van badges

DRUKWERK EN PROMOTIE

- Opstellen promotieplan
- Verzorgen drukwerk
- Zorgdragen voor congres website
- Verzending drukwerk naar potentiële deelnemers en verenigingen
- Opname congres in congreskalenders
- Persberichten opstellen en verzenden
- Produceren van programmaboek, abstractboek, DVD

SPONSORWERVING EN EXPOSITIE

- Opstellen sponsorplan
- Opstellen uitnodiging sponsoren en inschrijfformulieren
- Onderhandelen met sponsoren
- Sponsorcontracten
- Logistieke afhandeling sponsoring
- Maken van plattegrond expositie

- Zorgdragen op- en afbouw van stands

ABSTRACTS

- Abstract formulieren samenstellen en op de congres website plaatsen
- Ingediende abstracts verzamelen
- Abstract overzicht verzenden naar reviewers
- Bevestigen uitkomst abstract review naar abstract indieners

- Instructies abstract sessies opstellen en verzenden naar sprekers

CATERING EN AV

- Contacten en afspraken maken inzake catering en AV

SOCIAAL PROGRAMMA

- Voorstellen maken voor congresdiner, excursies en eventueel partnerprogramma
- Organiseren congresdiner
- Organiseren excursies en eventueel partnerprogramma

ACCREDITATIE EN EVALUATIE

- Accreditatie bij de diverse verenigingen aanvragen
- Evaluatieformulieren opstellen
- Uitwerken evaluatieformulieren

ONSITE COORDINATIE

- Samenstellen draaiboek
- Contracteren en instrueren hostessen
- Ontvangst en registratie deelnemers
- Ontvangst en begeleiding van sprekers
- Aankleding van de locatie, zalen en podium
- Supervisie en zorgdragen voor een vlekkeloos verloop van uw congres of symposium

Home

Diensten