Een congres organiseren

Zo gaan wij te werk

Bij de organisatie van een congres, symposium, workshop of round table conference komt een hoop kijken. CongresLink neemt u die zorg graag uit handen. Vanaf de eerste verkenning van ideeën tot en met de daadwerkelijke uitvoering. Daarbij houden we de communicatielijnen kort en helder; u weet dus steeds bij wie u uw vraag of idee kunt neerleggen.

Werkwijze

1.  Deelnemers & registratie

Via een registratiemodule schrijven deelnemers zich eenvoudig online in en betalen zij de deelnemersfee, indien van toepassing. Regelmatig rapporteert CongresLink u als opdrachtgever over het aantal aanmeldingen. Ook verzorgen wij de communicatie met de deelnemers, vanaf het moment van registratie tot kort voor en zelfs na uw bijeenkomst.

2. Programma, sprekers, drukwerk & accreditatie

Samen met u kijkt CongresLink naar de indeling van het congresprogramma. Voldoet het tijdtechnisch gezien aan de voorwaarden om uw bijeenkomst soepel te laten verlopen? Ook zorgen wij voor het opstellen en ontwerpen van de congresuitnodiging, evenals al het andere drukwerk.
In overleg met de wetenschappelijke commissie onderhouden wij de communicatie met de sprekers, zodat zij weten wat er waar en wanneer van hen verwacht wordt.

Uiteraard regelen wij ook de accreditatieaanvraag voor uw congres. Ongeacht of deze op nationaal of Europees niveau speelt.

3. Abstract handling

CongresLink overlegt met de wetenschappelijke commissie van het congres over de opbouw, controle en review van de ingezonden abstracts. Het hele proces kan online plaatsvinden en wordt aangestuurd door ons.

4. Budget, betalingsafhandeling & boekhouding

In relatie tot het te verwachten aantal deelnemers, de sponsoring en de kosten voor de locatie, catering en promotiekosten stelt CongresLink een conceptbudget op. Dit geeft zowel overzicht als inzicht in de te verwachten inkomsten en uitgaven. Tijdens de organisatie bewaken wij het budget en handelen wij de financiële transacties zorgvuldig voor u af. Tot slot verantwoorden wij opbrengsten en kosten in een transparante boekhouding.

5. Sponsoringwerving & exposure

Voor elke bijeenkomst zoekt CongresLink naar de juiste vorm van sponsoring. Wij bieden sponsoren op maat gemaakte sponsordeals aan.

Naast informatiestands, workshops, hands-on trainingen en gesponsorde sessies, verkennen wij ook nieuwe ideeën en initiatieven.

6. Locatie, AV, catering & coördinatie

Afhankelijk van de omvang van uw congres en het beschikbare budget, gaat CongresLink op zoek naar een passende locatie. Daarbij houden wij rekening met uw wensen, zoals het benodigd aantal zalen, de bereikbaarheid en de uitstraling van de accommodatie. Ook zoeken wij naar een goede, originele cateraar die uw bijeenkomst compleet maakt met lekkernijen uit keuken en kelder.

7. Promotie

Om zoveel mogelijk deelnemers te motiveren deel te nemen aan het congres, maakt CongresLink samen met u als opdrachtgever en in lijn met de organisatie waaraan u verbonden bent een promotieplan. Een stevig fundament om van uw bijeenkomst een succes te maken!

De 7 succesfactoren

In de organisatie van en het uitvoering geven aan een geslaagd congres gaat een hoop tijd en moeite zitten. CongresLink neemt u die zorg graag uit handen. Vanuit onze kennis van de markt en ervaring en deskundigheid in het vak, kunnen wij op een efficiënte manier de kaders voor uw evenement scheppen. De verschillende mogelijkheden en keuzes voor de daadwerkelijke invulling leggen we steeds aan u voor. Zo hoeft u zich enkel te buigen over het nemen van beslissingen.

Maatwerk

Wij zien het als een uitdaging om uw congres te organiseren alsof het onze enige opdracht is. Iedere keer opnieuw gaan wij op zoek naar de beste oplossing. Daarbij hanteren wij maatwerk als de enige standaard.

Persoonlijk

Een congres is vaak succesvol als het aansluit bij de verwachtingen die u als initiatiefnemer ervan hebt. Om te weten welke ideeën er bij u leven, is persoonlijk contact noodzakelijk. Niet alleen bij het opstarten van de organisatie, maar ook tijdens de uitvoering. Persoonlijk contact is dan ook de basis van onze samenwerking.

Onafhankelijk

CongresLink is een onafhankelijk congresbureau; wij zijn niet gebonden aan commissies of andere afspraken en onderhandelde commissies en kortingen komen ten goede aan het congresbudget. Onze werkwijze is volkomen transparant. Dat is voor ons een vanzelfsprekende zaak.

Passie

Het organiseren en succesvol uitvoeren van congressen en evenementen is niet alleen ons werk, wij genieten er ook van. Wij gaan ver in onze toewijding en betrokkenheid om van uw bijeenkomst een groot succes te maken. Daarbij is tot nu toe niets teveel of onmogelijk gebleken.

Creatief

‘Doing things differently leads to something exceptional’… Oog voor detail, creativiteit en originaliteit – zonder het doel van uw bijeenkomst uit het oog te verliezen – zijn zaken waarmee wij ons graag onderscheiden. En waardoor uw congres de invulling krijgt die het verdient.

Ervaring

CongresLink zet haar jarenlange ervaring graag in om van uw bijeenkomst een gegarandeerd succes te maken. Of het nu gaat om een internationaal congres, symposium, workshop of round table conference: wij weten hoe het werkt.

Efficiënt

Onze kennis van en ervaring in de congreswereld zorgen niet alleen voor een deskundige aanpak, maar ook voor een efficiënte. Snel en adequaat handelen en onze afspraken nakomen; het is voor ons heel vanzelfsprekend.

Wij organiseren graag 
jouw congres. Neem contact op!